跟着社会信息化的迅速展开，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。档案是国家的重要信息资源，建立数字化档案资源体系是档案作业习气年代展开要求、满足各范畴广泛需求的有力表现。

（一）扫描加工前阶段

1.纸质档案的预备。许多档案作业人员有着激烈的作业活跃性和责任感，希望尽早把作业完结，这样的思想是好的，但不能盲目推动，在纸质档案没有预备好之前最好不要进入下一阶段，有必要在纸质档案已按档案收拾规则完结标准的归档收拾后进行。若纸质档案收拾不合格就展开数字化扫描，那么一旦纸质档案需求从头调整必定触动相应的数字化档案的调整。档案收拾人员要可以熟练把握各阶段档案收拾规则，收拾作业包含归档与不归档判定、保管期限判定、文件页正确排序、页码正确编写在正确方位、按档案收拾计划归档排序、每一件盖好归档章并精确填写、全年档案完结编目并精确无误等作业，保证即将进行数字化加工的档案彻底、完好、真实、精确、标准，同时要注意有些档案需求进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等作业，才干进行数字化加工。

3.人员的预备。档案数字化加工人员需求具备必定的计算机常识和档案管理常识。档案作业人员要活跃向单位领导报告反映此项作业的程序和需求，做好作业计划，确定作业形式（自主加工或业务外包），拟定实施计划，建立档案数字化作业领导小组，作业人员要求责任心强，仔细详尽，可以严厉把好质量关，实施数字化加工进程的全流程管理。

（二）扫描加工中阶段

1.把握标准要求。做好作业标准先行，纸质档案数字化加作业业相同要在标准标准的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需求一味地提高标准。详细标准应该包含但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图画按档案排列顺序顺次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后构成的数字图画一一对应，每一件档案图画主页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图画要笔迹清楚、图画完好、方向正确符合阅读习气，图画明暗度要适中、图画尽或许反映档案原貌等。

扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，装置驱动和扫描软件后即可运用。作业人员要可以对档案扫描仪操作办法及扫描仪参数的设置熟练把握和运用。扫描操作说起来并不杂乱，便是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。可是这儿仍是着重不要急于扫描，在扫描前必定要对扫描方法、扫描色彩形式、扫描分辨率、图画存储格局进行判断和设置，其根据为《纸质档案数字化标准》及《纸质档案数字化作业指南》中的相关要求。现在市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需求和档案的纸张质量进行挑选，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩形式在《纸质档案数字化标准》中推荐全部选用彩色形式扫描，而色彩往往又与图画存储格局关联，彩色图画一般存储的格局为JPG，若存储为TIFF格局占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观作用的重要参数，标准中规定最低为200dpi，要完结OCR识别的则需求300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

（三）扫描加工后阶段

1.图画查看。数字化加工的效果好不好，在数字档案使用进程中会得到查验，可是作为加作业业来说，不能等到使用时发现问题再回过头来修正，就像工厂产品出产一样不能等着别人去发现问题，这样就会形成不良的影响。查看人员首先要把握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才干参加查看。其次查看人员要认真负责，在或许的情况下完结100%的查看，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，有必要进行修正，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大查看范围，再查看完善。

3.数据存储。在前两进程没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，现在发起选用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包含档案图画、目录数据、相关阐明文件等，其存储结构包含图画文件的命名方法等应按照数字档案管理体系的规划模板来建立，而相关文件阐明要尽或许地彻底，包含但不限于作业流程进程中的规划计划、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量查看表、编码阐明文件、数据描述等，建立起完好的项目档案元数据。

档案数字化作业是当前及往后一段时间档案作业的重要内容之一，这一作业说起来容易做起来则需求很大的仔细和耐性，但只要把握详细标准，并在作业中活跃总结经验，都可以把这项作业很好地完结。