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行业解决方案

档案管理系统概述

档案管理产品概述

致得基于当前档案管理存在的现状与问题,研发出了高效的档案管理专业化平台,具备档案的综合管理功能,实现企事业单位档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索到利用、编研等一系列档案管理过程的管理,也可实现用户对下属单位档案业务工作的管控,全面实现档案电子化管理。

一直以来,致得致力于将档案管理与企事业单位共同发展,不断更新完善系统功能。本着从用户角度出发,了解用户需求,针对企业对于档案管理的不同需求而提供专业的服务与技术支持,帮助用户实现标准化、专业化的档案管理过程。为企事业单位解决统一管理难、集中存储难、相互借阅难、档案安全性差等难题。


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档案管理应用价值

档案管理面临的难题

致得档案管理系统解决方案,通过对档案集中管理结合权限分配机制,实现企事业单位电子档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索到利用、编研等一系列档案管理过程的管理。

●  档案卷宗繁多,浪费物理空间,很难完好无损的永久保存;

●  存储混乱,查找翻阅不便,很难快速找到需要的文件;

●  收发记录有误,难以达到准确审计;

●  办公自动化与电子档案管理如何无缝结合;

●  体制不顺,组织不全,制度不严,管理不规范,致使档案制度规范化管理难以落实;

●  档案类目设置原则不明,案件未能归入有效目录,造成内部混乱;

●  档案材料收集不及时、利用率低;

●  档案管理复合型人才缺失,提高档案管理业务素质。


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档案管理系统优势

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档案管理核心功能

档案管理符合国家标准化

●  全面管理企事业单位中的各类型档案资料,为符合国家标准化档案管理搭建系统平台;

●  全类型档案管理,提升企业档案管理全面性,解决档案资料存储杂乱的难题;

●  完善的档案录入机制,实现对档案的实时了解和整理,实现了档案管理信息化,加快了企业发展步伐;

●  自定义档号规则免除手动编号的麻烦,实现档案自动编号分类,节省了大量人力物力;

●  档案集中管理,减少档案遗失风险,更有利于档案资料的规范化及开发与利用。

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通过档案借阅实现档案再利用,最大程度发挥档案价值

●  档案的分散、集中整理,使档案管理更符合国家标准化;

●  保障企事业单位档案管理全面性,解决了档案资料存储杂乱的难题;

●  一键式自由组合形式既节省了大量的人工操作的精力、时间,减轻了档案整理人员的工作负担;

●  使档案的整理具有一定的科学性,极大程度上规范了档案的整理。


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通过档案借阅实现档案再利用,最大程度发挥档案价值

●  借阅流程清晰记录借阅过程,避免人工填写借阅申请表,提高档案使用效率;

●  档案的借阅管理,解决了借出难收回、档案原件损坏等问题,提高了档案利用率;

●  清晰的查看借阅统计,不仅能够把握整个档案借阅管理周期,并且实现对档案的科学管理;

●  档案利用者通过档案部门借阅利用实现档案自身价值,最大程度发挥档案作用。

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实现档案统计的现代化管理

●  档案统计完整化、规范化、标准化、科学化,适应企业对档案统计的不同需求;

●  自定义统计模版适应企业管理需求,自由添加各类报表模板,为后期统计工作节省大量人力物力;

●  一键式生成数据统计报表,节省了大量人工运算的时间,并保障了数据精准度;

●  档案规范及精准的统计,能够有效推动后续档案管理工作顺利进行,加快企业发展步伐;

●  全面的档案统计报表,可及时了解和掌握档案工作的全过程,便于更好地开展档案工作。

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提高检索效率,实现检索的标准化

●  通过档案唯一条形码及条件进行精准检索,即提高了档案的检索速率又节省了大量查找时间;

●  多元化数据搜索模式,提高检索精确度及工作效率,以适应企业快速发展模式;

●  根据档案电子原件标题、作者、内容中的字或短句等多样化条件的全文搜索,提高电子原件利用率;

●  多种检索方式能解决因档案数量的大导致的查找慢、效率低、准确性差等问题;

●  快速准确的检索,可以为企业决策和提高工作查证提供利用。

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高效能加工,满足不同利用者对档案信息的深层需求

●  档案信息管理集中化,可将卷内文件提取出来形成一份新的案卷,以便于用户对档案的编研利用;

●  按类别划分数据信息,解决了展现出来很乱的信息页面的局面,查看者可清楚、明了、一目了然读取档案信息;

●  批量进行大量档案数据的操作,避免了逐一操作可能产生的错误,保障了工作效率,减轻了工作负担;

●  强化档案编研工作,对于企业切实履行好开发档案信息资源、提供档案利用服务的职能,起到重要作用;

●  为企业更加有效的满足社会发展变革时代的信息化要求提供了有效的途径。

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严密的销毁流程,避免因错误删除而导致重大损失

●  纸质档案与电子档案同时销毁,避免因工作疏漏导致的纸质档案数据与电子档案数据不一致;

●  对档案数据提出销毁审批申请,确保数据的安全,避免因错误删除而导致重大损失;

●  严格控制销毁流程,为防止档案遗失和泄密,对维护档案的完整与安全起到了重要的做用。

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档案安全全面把控,降低管理风险

●  档案数字化管理不仅可以避免散件材料的丢失,同时也能维护档案信息的安全;

●  细粒划分权限,实现档案数据操作安全管控,避免了因权限分配不清而导致的档案泄密,极大保障了档案的安全;

●  严谨的系统登录限制,充分保障系统、账号安全,防止外部人员登录系统造成信息泄露;

●  对于归档档案进行锁定处理,确保档案的安全,降低档案被随意更改的风险;

●  严格的档案安全管理,杜绝各类危害档案安全事故发生,确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命。

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提升将近30%著录效率,节约著录时间

●  提升将近30%的著录效率,节约档案著录时间;

●  大幅提升著录准确率,降低档案校对成本。

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