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数字档案管理系统解决方案

随着从传统时代到信息时代的跨越,数字档案管理系统建设是推动档案工作实现新进展的切实手段,全面提升机关行政效率和公共服务能力。


一、数字档案室的概念

数字档案管理系统是指“机关”在履行职能过程中,运用现代信息技术对机关电子档案和数字化档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

从以下几个层面理解:

01

数字档案管理系统是机关档案工作2.0

 

•传统机关档案工作大多围绕纸质档案和纸质档案数字副本,对信息技术的运用大多限于档案及数字副本的辅助管理。

 

数字档案管理系统通过技术手段重塑档案工作分工的电子文件管理流程,推动档案工作从人工到智能、档案人员从手工操作(整理、装盒、上架等)到脑力劳动(信息管理、开发等)的转变。

02

数字档案管理系统是机关信息资源中心

 

机关档案的作用:

立足机关职能、服务机关,以履行机关档案信息资源管理职能,通过技术手段将档案信息资源进行管理开发与利用,为机关运转、管理和决策提供可靠档案信息服务。

03

数字档案管理系统是机关信息化的

系统解决方案

 

机关档案信息化工作的重要目标是实现档案存量数字化增量电子化,确保电子文件真实、完整、可用和安全。提出了符合机关档案信息化的要求和规范。

04

 数字档案室是电子文件归档和

管理的典型模式

二、数字档案室的基本特征


三、数字档案室建设的

必要性与重要意义

必要性

1

信息化条件下的必然选择

作为机关信息化工作和档案馆信息化工作之间的桥梁:既能适应机关办公自动化要求,有能满足数字档案馆、智慧档案馆建设的需求。

2

机关档案工作发展的内在需求

增强机关档案部门在电子文件管理上的话语权,巩固档案管理主体地位。

3

实现电子文件前端控制的重要手段

将机关档案部门作为电子文件管理要求的执行者,既能够有效实现对电子文件的前端控制,又能帮助机关档案部门完成对机关电子文件的完善管理。

4

贯彻电子文件管理标准、

规范的最佳途径

数字档案室建设涉及20多项标准、规范,内容涵盖机房设计、系统要求、文件整理、档号编制、文件格式、元数据等各个方面。

重要意义



 

2015年中央和国家机关档案工作会议指出,在信息化条件下,机关档案工作不再是机关各项工作的终点,而是与机关办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作。



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